新湖南客户端7月10日讯 (通讯员 何洁)“感谢区委编办的帮助，明确了我的参加工作时间，让我能够顺利办理退休手续，悬着的心总算踏实了！”日前，事业单位职工张某到雨湖区委编办查询当年参加工作时的有关信息，经过档案查借阅登记审批，几分钟后，工作人员调取出所需信息，张某满意而归。近年以来，雨湖区委编办从档案的收归、保管、利用三个方面出发，全面提升机构编制档案管理水平，更好地适应时代发展需求。

强化“收”的环节，夯实体系建设基础

一是收归内容的全面性。按照文件归档“真实、全面、准确”原则，对编办成立以来至今涉及的文件资料，按照年度、部门、重点改革“三条主线”，对办相关工作形成的档案资料进行全面收集整理，模块化形成纸质和电子档案，做到档案资料应收尽收、应归尽归。二是收归流程的标准化。修订区委编办《档案管理制度》，制定并完善档案分类、收集、管理等流程，确保档案归档各个环节规范有序。邀请区档案馆专业人员，对档案分类整理、序号编排、目录录入、图像扫描与处理等各个环节全程指导，确保收归资料规范达标。三是收归方式的信息化。聘请专业档案整理团队，提升档案收归的效率和精确度。去年以来，对各类需永久保存档案资料进行系统整理、扫描录入281盒，推动了纸质档案的数字化转型。

强化“管”的环节，提升规范化水平

一是分类管理。根据档案的不同类型和用途，进行科学分类管理。对年度业务类档案含编委会室务会文件、上级来文、发文由办公室负责管理；专项业务类档案含事业单位改革、综合行政执法体制改革、园区体制改革类档案由业务股室管理；人员业务类档案含机构编制核查、实名制异动由事务中心管理；保密档案按照保密要求管理。明确档案保管期限，保管期限30年（含）以上的档案移送至区档案馆实行统一管理。二是安全管理。移交至区档案馆的档案依托人防、物防、技防“三位一体”的综合安防体系，安全得到有效保障。区委编办保存的业务类档案则在区委区政府内部办公用房紧张的情况下，协调一间办公室建成档案室专门用于存放。电子档案采用数字加密、备份存储等技术手段保存，严禁互联网传输。对档案管理人员进行培训，将档案管理要求和保密制度结合起来纳入“编学编干小课堂”，不断强化保密意识和档案法治观念。三是动态管理。业务条线安排专人按照“即办即存，调整即更新”思路，对机构编制事项调整后的数据做好实时更新和动态维护，确保线上线下信息齐全、翔实、准确。

强化“用”的环节，拓展服务功能

一是提高查阅效率。采取线上线下相结合方式提升检索效率，编制文件资料索引目录，形成电子目录索引和查阅一览表，输入关键字即实现“一键检索”，极大地提升了档案资源查阅利用的效率与便捷性，有效规避了纸质档案易破损、不易查找的弊端。二是推动资源共享。建立机构编制档案联动利用机制，积极为纪检、巡察、组织、人社、财政、检察院等部门提供查阅服务，2023年为巡视巡察、人员信息认定、机构历史沿革查询等方面的工作提供参考资料依据160余次，充分发挥了机构编制档案资源的使用效益。三是提供数据分析。今年以来，雨湖区委编办依托档案整理后的基础数据，对各单位机构历史沿革进行全面梳理。提供机构编制数据报表5次、行业调研汇报2篇，挖掘档案数据的潜在价值，为区委、区政府重要决策及时准确的提供机构编制数据支撑。

责编：兰宇琪

来源：新湖南客户端